El RGPD y tu profesional español: qué datos puede y no puede conservar

Tu profesional sabe más de ti de lo que te imaginas

Cuando contratas a un profesional en España, le facilitas información personal sin pensarlo mucho. Tu nombre y tu dirección figuran en el presupuesto. Tu número de teléfono y tu correo electrónico están en sus contactos. Tu conversación por WhatsApp contiene detalles sobre tu vivienda, tu horario, cuándo estás fuera y, a veces, tus datos bancarios. Es posible que en su teléfono haya fotografías del interior de tu casa. En algunos casos, se han facilitado copias de tu NIE o pasaporte como parte del proceso de contratación.

Todo eso son datos personales. En España, al igual que en toda la Unión Europea, la recogida, el almacenamiento y el uso de datos personales están regulados por la ley, concretamente por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y su transposición a la legislación española, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Estas leyes se aplican a los autónomos y a las pequeñas empresas del mismo modo que a las grandes corporaciones. Conocer cuáles son tus derechos en virtud de estas leyes no es demasiado complicado, y merece la pena saberlo.

¿Se aplica el RGPD a los autónomos españoles?

Sí. El RGPD se aplica a cualquier persona u organización que opere dentro de la Unión Europea y que trate datos personales, independientemente de su tamaño, su sector o de si se trata de un trabajador por cuenta propia o de una gran empresa. Un fontanero autónomo que trabaja en Málaga y que guarda en su teléfono una lista de contactos con los nombres, direcciones y números de teléfono de sus clientes está tratando datos personales en el sentido del RGPD.

La LOPDGDD, la ley nacional española de protección de datos, refuerza y, en algunos ámbitos, amplía las garantías del RGPD para los particulares en España. La autoridad de control encargada de velar por el cumplimiento de ambas normativas es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que es el equivalente español de la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido.

¿Qué datos personales puede conservar legítimamente un profesional?

Un profesional puede conservar los datos personales que sean necesarios para el fin legítimo de llevar a cabo el trabajo para el que lo has contratado y gestionar la relación comercial que se derive de ello. Esto suele incluir:

• Datos de contacto: su nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Son necesarios para la comunicación y para la emisión de facturas.
• Registros de los trabajos: detalles del trabajo realizado, fechas, costes y cualquier nota relevante sobre las instalaciones o los sistemas de su vivienda. Un fontanero que haya realizado el mantenimiento de su caldera tiene un motivo legítimo para conservar un registro del historial de mantenimiento.
• Registros financieros: las facturas y los registros de pago deben conservarse a efectos fiscales según la legislación española. La Agencia Tributaria exige a las empresas que conserven los registros de facturación durante un mínimo de cuatro años. Un profesional no puede eliminar los registros financieros relacionados con su trabajo simplemente porque usted se lo pida, ya que sus obligaciones fiscales tienen prioridad.
• Documentación contractual: contratos firmados y acuerdos por escrito relacionados con la obra. Estos pueden conservarse durante todo el periodo en el que pueda surgir una posible controversia, que en el caso de las obras de construcción puede extenderse hasta diez años según la Ley de Ordenación de la Edificación.

Qué datos personales no puede conservar ni utilizar un profesional

Existen límites claros sobre lo que un profesional puede hacer legítimamente con tus datos personales:

• No puede utilizar tus datos con fines de marketing sin tu consentimiento: enviarte mensajes promocionales, añadirte a una lista de correo o ponerse en contacto contigo para ofrecerte otros servicios sin tu consentimiento explícito constituye una infracción del RGPD. Si no has marcado una casilla ni has firmado ningún documento que autorice específicamente el contacto con fines de marketing, no tienen derecho a enviártelo.
• No pueden compartir tus datos con terceros sin una base legal: facilitar tus datos de contacto a otro profesional, a un proveedor o a cualquier otra parte sin tu conocimiento y consentimiento no está permitido por el RGPD, a menos que exista una razón legal específica para hacerlo.
• No pueden conservar tus datos indefinidamente: los datos personales solo deben conservarse durante el tiempo que sea necesario para la finalidad para la que fueron recogidos. Una vez finalizado el trabajo y transcurridos los plazos de conservación pertinentes, los datos personales deben eliminarse o anonimizarse.
• No pueden conservar fotografías del interior de su vivienda para fines ajenos al trabajo: si un profesional ha tomado fotografías durante la obra, esas fotografías son datos personales y no deben utilizarse con fines de marketing, compartirse en redes sociales ni conservarse más allá de lo necesario sin su consentimiento.
• No pueden utilizar copias de su NIE o pasaporte más allá de la finalidad legítima para la que se facilitaron: los documentos de identidad facilitados como parte de un proceso contractual deben conservarse únicamente durante el tiempo que exijan el contrato y el plazo de resolución de posibles litigios.

Tus derechos como interesado en España

En virtud del RGPD y de la LOPDGDD, tienes derechos específicos en relación con los datos personales que cualquier organización o persona física, incluidos los profesionales, tenga sobre ti:

• El derecho de acceso: puedes solicitar una copia de todos los datos personales que un profesional tenga sobre ti. Deben responder en el plazo de un mes.
• El derecho de rectificación: si alguno de los datos que se conservan sobre ti es inexacto, puedes solicitar que se corrija.
• El derecho de supresión —también conocido como el derecho al olvido—. Puede solicitar que se eliminen sus datos personales cuando ya no exista una razón legítima para conservarlos. Tenga en cuenta que este derecho no prevalece sobre las obligaciones legales de conservación; un profesional no puede eliminar los registros de facturación que esté obligado a conservar a efectos fiscales .
• El derecho a la limitación del tratamiento: puede solicitar que un profesional deje de utilizar sus datos de determinadas formas, por ejemplo, con fines de marketing, aunque conserve los datos en sí mismos para fines legítimos.
• El derecho de oposición: puede oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando se utilicen para fines que excedan la finalidad legítima original para la que fueron recogidos.
• El derecho a la portabilidad de los datos: en determinadas circunstancias, puede solicitar que se le faciliten sus datos en un formato portátil.

Cómo presentar una solicitud de acceso a los datos a un profesional

Presentar una solicitud de acceso o de supresión de datos no requiere un abogado ni un procedimiento legal formal . Basta con una solicitud por escrito, por correo electrónico o WhatsApp, en la que se indique claramente qué se solicita y en virtud de qué derecho, para que el profesional cumpla con sus obligaciones en virtud del RGPD.

Una solicitud sencilla podría ser la siguiente:

En virtud de mis derechos como interesado según el Reglamento General de Protección de Datos, solicito confirmación de qué datos personales tiene usted sobre mí y una copia de dichos datos. Le ruego que responda en el plazo de un mes, tal y como exige la ley.

Si un profesional ignora una solicitud legítima de datos o se niega a cumplirla sin una razón válida, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en aepd.es. La AEPD se toma muy en serio las reclamaciones y está facultada para investigar y sancionar a las empresas que incumplan las obligaciones del RGPD.

¿Qué ocurre con las conversaciones y fotografías de WhatsApp?

Las conversaciones de WhatsApp entre usted y un profesional contienen datos personales. Los propios mensajes, la información de contacto asociada a su cuenta y cualquier fotografía compartida en la conversación entran dentro del ámbito de aplicación del RGPD.

Un profesional que utilice WhatsApp para la comunicación empresarial —lo cual es el caso de la mayoría de los profesionales de la Costa del Sol— está tratando datos personales en el sentido del RGPD cuando almacena y utiliza esas conversaciones. En la práctica, garantizar el estricto cumplimiento del RGPD en el uso de WhatsApp resulta complejo, pero el principio es claro: las fotografías de tu propiedad compartidas a través de WhatsApp durante un trabajo no deben utilizarse con fines comerciales, compartirse con terceros ni conservarse más allá de lo necesario sin tu consentimiento.

SpainTrades y la protección de datos

SpainTrades se toma muy en serio la protección de datos. La plataforma opera en pleno cumplimiento del RGPD y de la LOPDGDD. Los datos personales facilitados por los propietarios y los profesionales se recogen únicamente para los fines indicados en la política de privacidad, no se comparten con terceros sin consentimiento y se conservan solo durante el tiempo necesario.

Los profesionales que figuran en SpainTrades tienen sus propias obligaciones en virtud del RGPD respecto a los datos personales que tratan. Cuando te pones en contacto con un profesional a través de la plataforma, estás tratando con un profesional sujeto a la legislación española en materia de protección de datos.

Encuentra un profesional en el que puedas confiar tu vivienda y tus datos en www.spaintrades.es

Nota importante

La información de este artículo pretende ser una guía general sobre los derechos de protección de datos para los expatriados en España. No constituye asesoramiento jurídico y no debe considerarse una exposición completa ni definitiva del RGPD ni de la LOPDGDD. La legislación en materia de protección de datos es compleja y su aplicación a situaciones concretas depende de las circunstancias de cada caso. Si tiene alguna duda sobre cómo gestiona sus datos personales un profesional o cualquier otra organización en España, busque asesoramiento jurídico independiente o póngase en contacto directamente con la Agencia Española de Protección de Datos en aepd.es. SpainTrades no asume ninguna responsabilidad por las decisiones tomadas sobre la base de este artículo.