Números del NIE y contratación de profesionales en España: lo que debes saber

Tu número NIE es más importante de lo que la mayoría de los expatriados creen a la hora de contratar a profesionales

La mayoría de los expatriados saben que necesitan un NIE, Número de Identificación de Extranjero, para comprar una vivienda en España, abrir una cuenta bancaria o firmar un contrato de alquiler. Lo que menos gente sabe es cómo el sistema del NIE está relacionado con la contratación de profesionales, la gestión de contratos de obra y la gestión de las implicaciones fiscales de los trabajos realizados en una vivienda en España.

Si no se gestiona correctamente, puedes verte personalmente responsable de las cotizaciones a la Seguridad Social impagadas, enfrentarte a una inspección fiscal o no poder reclamar la devolución del IVA de unas obras legítimas. Esta guía explica lo que necesitas saber antes de que comiencen las obras.

¿Qué es un número NIE y quién lo necesita?

El NIE es un número de identificación fiscal que se expide a los extranjeros en España. Es necesario para cualquier transacción financiera o jurídica, como comprar o vender una propiedad, firmar contratos, pagar impuestos, abrir cuentas bancarias y registrarse como residente. Si eres propietario de una vivienda en España, necesitas un NIE, independientemente de si vives allí a tiempo completo o la utilizas como vivienda vacacional.

Tu NIE no caduca una vez expedido, pero el certificado que lo acredita sí. Si obtuviste tu NIE hace algunos años, comprueba si el certificado sigue vigente, ya que algunas instituciones españolas y notarios te pedirán que presentes un certificado de reciente expedición en lugar del documento original.

Cómo se relaciona tu NIE con la contratación de profesionales

Cuando encargas obras de construcción en España por encima de un determinado importe, estás celebrando un contrato formal en tu calidad de propietario. Tu NIE es el identificador que te vincula a ese contrato a efectos fiscales . Hay dos situaciones concretas en las que esto cobra importancia práctica:

• Firma de un contrato de obra por escrito: cualquier contrato formal de obras debe incluir tu NIE junto con el NIF del profesional. Sin él, el contrato carece de un identificador clave que exige el sistema fiscal español.
• Pago de las obras y recepción de facturas: las facturas de las obras deben estar a tu nombre como propietario del inmueble e incluir tu NIE. Una factura que no contenga esta información no cumple con la normativa española y no puede utilizarse a efectos fiscales ni para reclamaciones al seguro.

La obligación de retención, algo de lo que la mayoría de los expatriados nunca ha oído hablar

Este es el aspecto que pilla más desprevenidos a los expatriados. Según la legislación fiscal española, si eres propietario no residente y encargas obras de construcción en España, puedes estar sujeto a una obligación de retención sobre los pagos realizados a determinados profesionales.

Concretamente, si el profesional o contratista también es no residente y opera en España sin estar registrado como residente fiscal español, estás obligado legalmente a retener un porcentaje de cada pago y abrazarlo directamente a la Agencia Tributaria en su nombre. El tipo de retención es actualmente del 24 % del pago bruto.

En la práctica, la mayoría de los profesionales que trabajan en la Costa del Sol están registrados como residentes fiscales en España, ya sea como autónomos o a través de una empresa española, lo que significa que la obligación de retención no se aplica. Pero si contrata a alguien que no está registrado en el sistema fiscal español, podría asumir, sin saberlo, su responsabilidad fiscal.

Esta es una de las varias razones por las que contratar a profesionales no registrados supone un riesgo legal mayor de lo que la mayoría de los expatriados creen. No se trata solo de la calidad del trabajo, sino de lo que su situación fiscal implica para la tuya.

Residente frente a no residente: ¿cambian tus obligaciones?

Sí, las cambia. Las normas de retención mencionadas anteriormente se aplican específicamente a los propietarios no residentes. Si está registrado como residente fiscal en España —lo que significa que pasa más de 183 días al año en España y ha presentado su empadronamiento y se ha dado de alta en la Agencia Tributaria como corresponde—, sus obligaciones fiscales son diferentes y las normas de retención no se aplican de la misma manera.

Determinar su situación de residencia fiscal no siempre es sencillo, especialmente para los expatriados que dividen su tiempo entre España y otro país. Si no está seguro de su situación, consulte a un gestor o a un asesor fiscal español antes de encargar obras importantes. Aclarar esta cuestión antes de que comiencen las obras es considerablemente más sencillo que resolverla a posteriori.

El IVA en las obras de construcción: cuándo se puede recuperar y cuándo no

Por lo general, los particulares en España no pueden recuperar el IVA pagado por las obras en su propia vivienda, ya que se trata de un gasto personal y no de un gasto empresarial. Sin embargo, hay dos situaciones en las que el IVA cobra especial relevancia para los propietarios extranjeros:

• Inmuebles en alquiler: si tu vivienda en España está registrada como inmueble en alquiler y pagas impuestos sobre los ingresos por alquiler en España, ciertos gastos de reforma y mantenimiento pueden ser deducibles de dichos ingresos. Tu gestor puede asesorarte sobre qué gastos cumplen los requisitos y cómo documentarlos correctamente.
• Tipo reducido de IVA en las reformas de la vivienda habitual: tal y como se explica en el artículo sobre presupuestos, las obras de reforma en una vivienda habitual pueden acogerse a un tipo reducido de IVA del 10 %, en lugar del tipo estándar del 21 %. Para beneficiarse de ello, las facturas deben estar correctamente a tu nombre como propietario, deben incluir tu NIE y deben describir los trabajos con precisión.

En ambos casos, el historial de facturas es fundamental. Las facturas con una dirección incorrecta, en las que falte tu NIE o cuya descripción de los trabajos sea imprecisa no resistirán el escrutinio de la Agencia Tributaria.

Cómo obtener un NIE si aún no lo tienes

Si vas a comprar una propiedad o a encargar obras de construcción importantes en España y aún no tienes un NIE, el proceso es el siguiente:

1. Concierta una cita en la Oficina de Extranjeros más cercana o en una comisaría de la Policía Nacional que cuente con un departamento de extranjería. En la zona de Málaga, la oficina principal se encuentra en la ciudad de Málaga.
2. Rellena el formulario EX-15, disponible en la página web del Gobierno español o en el consulado español más cercano si estás solicitándolo desde el Reino Unido antes de mudarte.
3. Lleva tu pasaporte, una fotocopia del mismo, el formulario EX-15 cumplimentado y un justificante del motivo por el que necesitas el NIE, como un contrato de compraventa de una vivienda, una oferta de trabajo o un documento similar.
4. Abona la tasa, que actualmente ronda los 10 €, en un banco designado utilizando el formulario 790 antes de tu cita.
5. Recoge tu certificado de NIE en la cita o en una cita posterior, dependiendo de la oficina.

Las citas en la Oficina de Extranjería de Málaga se agotan rápidamente. Muchos expatriados recurren a un gestor para que se encargue de la solicitud del NIE en su nombre; el coste es modesto y evita la complejidad burocrática de gestionar el proceso en español.

Qué hay que comprobar sobre la situación de alta del profesional

Antes de encargar un trabajo, confirma que tu profesional esté dado de alta en el sistema fiscal español. La forma más sencilla de hacerlo es pedirle su NIF y confirmar que te facilitará una factura española en regla por el trabajo. Un autónomo o una empresa registrados lo harán sin dudarlo. Alguien que opere al margen del sistema no lo hará.

También puedes buscar el NIF de una empresa en la página web de la Agencia Tributaria (agenciatributaria.gob.es) para confirmar que está registrada y en activo. Tarda menos de dos minutos y elimina cualquier duda sobre la situación fiscal del profesional antes de entregarle ningún dinero.

Tener la documentación en regla desde el principio

La forma más sencilla de evitar complicaciones relacionadas con el NIE al contratar a profesionales en España es recurrir desde el principio a profesionales registrados y que cumplan con sus obligaciones fiscales. SpainTrades ofrece una lista de profesionales en Málaga y la Costa del Sol. Los perfiles con la insignia de Verificado han tenido sus documentos revisados por nuestro equipo.

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Nota importante

La información de este artículo pretende servir de guía general para los expatriados que se enfrentan a las implicaciones fiscales y legales de la contratación de profesionales en España. No constituye asesoramiento jurídico ni fiscal y no debe considerarse una descripción completa ni definitiva de la legislación fiscal española ni de la normativa de inmigración. Las normas de residencia fiscal, las obligaciones de retención y la normativa del IVA son complejas y cambian con el tiempo. Busca siempre asesoramiento independiente de un gestor español cualificado, un asesor fiscal o un abogado antes de tomar decisiones basadas en este artículo. SpainTrades no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de este artículo.